Dacă trimiți aceleiași cinci firme mesajul „vreau un site pentru firma mea”, vei primi cinci oferte imposibil de comparat. Fiecare își imaginează alt site, cu alte funcții, la alt preț.

Un caiet de sarcini rezolvă asta. Nu trebuie să fie lung și nici tehnic. Trebuie doar să spună clar ce vrei să obții și ce trebuie să facă site-ul sau aplicația. Restul, adică „cum”, e treaba echipei de dezvoltare.

Ce e și ce nu e un caiet de sarcini

Un caiet de sarcini bun descrie problema și rezultatul dorit, în cuvintele tale. Nu trebuie să alegi tehnologia, limbajul de programare sau platforma. Dacă scrii „vreau să fie făcut în WordPress” fără un motiv anume, închizi ușa unor soluții poate mai potrivite.

Ce te ajută cel mai mult e să explici de ce ai nevoie de ceva. „Vreau un formular de contact” e o cerință. „Primim cereri de ofertă pe telefon și pierdem detalii; vreau ca un client să-și descrie singur lucrarea, cu poze” e o cerință pe care o echipă bună o poate rezolva mult mai bine.

Ce să incluzi

  1. Despre firma ta. Ce faci, pentru cine, cum lucrezi azi. Două-trei paragrafe ajung.
  2. Scopul proiectului. Ce problemă rezolvă și cum îți dai seama că a reușit: mai multe cereri de ofertă, mai puțin timp pierdut, comenzi online.
  3. Utilizatorii. Cine va folosi site-ul sau aplicația: clienți, colegi, parteneri. Ce face fiecare și de pe ce dispozitiv.
  4. Funcțiile, pe priorități. Împarte-le în trei liste: obligatorii (fără ele, proiectul nu are rost), importante (le vrei, dar pot veni într-o etapă a doua) și opționale (ar fi frumos să existe).
  5. Conținutul. Ce pagini îți imaginezi, în câte limbi, cine scrie textele și cine face fotografiile.
  6. Legăturile cu alte sisteme. Programul de facturare sau de gestiune, procesatorul de plăți, curierii, CRM-ul, orice altceva cu care trebuie să „vorbească”.
  7. Exemple. Site-uri sau aplicații care îți plac și de ce; la fel de util: ce nu îți place.
  8. Constrângeri. Termenul, bugetul, identitatea vizuală existentă, cerințe legale (date personale, accesibilitate, finanțare europeană).
  9. După lansare. Cine actualizează conținutul, cine se ocupă de găzduire și mentenanță.
  10. Ce aștepți în ofertă. Preț pe etape, termene, garanție, ce e inclus și ce nu.

Spune bugetul

Mulți nu spun bugetul, de teamă că furnizorul îl va „folosi tot”. În practică, un interval („între 2.000 și 4.000 de euro”) ajută mult: o firmă serioasă îți propune ce se poate face bine în acel buget, în loc să ghicească.

Greșeli frecvente

  • Prea vag. „Site modern, rapid, optimizat SEO” descrie orice site. Spune ce trebuie să facă.
  • Fără priorități. O listă lungă de dorințe, toate „obligatorii”, duce la oferte mari și termene lungi. Prioritățile îți permit să pornești cu ce contează.
  • Tehnologia impusă fără motiv. Spune ce vrei să obții, nu cu ce unealtă.
  • Uiți de ce se întâmplă după lansare. Cine adaugă produse, cine răspunde la mesaje, cine face actualizări.
  • Copiezi un caiet de sarcini găsit pe internet. Descrie proiectul altcuiva, nu pe al tău.

Un exemplu scurt

Firma: transport și montaj de mobilă, cu 6 echipe, în București și Ilfov. Cererile vin azi pe telefon și pe WhatsApp.

Scopul: clienții să ceară singuri o ofertă, cu detaliile necesare, ca să putem răspunde în aceeași zi. Ne-am dori ca jumătate dintre cereri să vină prin site în primul an.

Obligatoriu: site de prezentare (servicii, zone, prețuri orientative, contact); formular de cerere de ofertă cu adresele de ridicare și livrare, etajul, lista de obiecte și poze; notificare pe email și SMS la fiecare cerere nouă.

Important: calendar cu zilele libere ale echipelor. Opțional: plata unui avans online.

Integrări: SmartBill pentru facturi. Exemple: ne place cât de simplu e formularul de pe site-ul X.

Buget: 1.500–3.000 €. Termen: înainte de sezonul de mutări, 1 mai.

Atât. Pe o singură pagină, orice firmă înțelege ce ai nevoie și îți poate face o ofertă pe care o poți compara cu celelalte.

Ce facem noi cu el

Citim caietul de sarcini, îți punem întrebări acolo unde lucrurile nu sunt clare și îți propunem soluția, cu prețul și termenele pe etape. Dacă nu ai unul, nu e nicio problemă: îl construim împreună, în prima discuție. E chiar primul pas din felul în care lucrăm.

Trimite-ne caietul de sarcini

Imaginea de copertă: Green Chameleon, Wikimedia Commons (CC0)